Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej [Wzór do pobrania]

Delegacje zagraniczne zdarzają się często, zwłaszcza w firmach o międzynarodowym zasięgu. Rozliczenie delegacji zagranicznej może dla niektórych być problematyczne. Warto dowiedzieć się, jak rozliczyć podróż służbową za granicą. Mamy niezbędne wskazówki, które mogą Ci się przydać.

Czym jest podróż służbowa?

Podróż służbowa to wyjazd, który pracownik realizuje na zlecenie pracodawcy poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba firmy lub jego stałe miejsce pracy.

Co ważne: Regularne wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez przedsiębiorcę lub jego pracownika, wynikające z organizacji pracy, nie jest uznawane za podróż służbową. W związku z tym, podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy, pracownicy nie mają takich samych przywilejów, jak w przypadku wyjazdów służbowych.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują określone świadczenia na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Są to np.:

• dieta,
• ryczałt za nocleg,
• dojazd,
• Inne wydatki np. bilety na targi, parking,

Dieta – rozliczenie podróży zagranicznej

Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. określa wysokość diet zagranicznych. Stawki różnią się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa.

Za każdą pełną dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje pełna dieta.

W przypadku niepełnej doby:

• do 8 godzin – należy się 1/3 diety zagranicznej,
• od 8 do 12 godzin – należy się 1/2 diety zagranicznej,
• powyżej 12 godzin – należy się pełna dieta.

Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie lub wyżywienie jest opłacone w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25% diety.

W przypadku zapewnienia częściowego wyżywienia:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

Nocleg – rozliczenie podróży zagranicznej

Zwrot kosztów noclegu odbywa się na podstawie faktur i rachunków przedstawionych przez pracownika w granicach limitu określonych dla każdego państwa. W przypadku braku rachunków hotelowych, pracownikowi przysługuje jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Wysokość tego limitu zależy od kraju, do którego pracownik został delegowany.

Dojazdy – rozliczenie podróży zagranicznej

Koszty dojazdów w zagranicznej podróży służbowej rozlicza się tak samo jak w przypadku podróży krajowych. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca (lotniska, portu) i do dworca w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub tam, gdzie korzystał z noclegu.

Ponadto, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się lokalnymi środkami komunikacji. Jest to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (nie dotyczy to pracowników podróżujących samochodem).

Koszty leczenia – rozliczenie podróży zagranicznej

Jeśli pracownik zachoruje podczas zagranicznej podróży służbowej, można mu zwrócić koszty leczenia za granicą. Jest to możliwe pod warunkiem, że są one udokumentowane i ich poniesienie było wówczas niezbędne.

Pracownik nie może ubiegać się o zwrot kosztów za leki, które nie były konieczne, ani za zabiegi chirurgii plastycznej i kosmetyczne, protezy ortopedyczne, dentystyczne czy zakup okularów.

Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym ośrodku leczniczym w czasie zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Zaliczki na poczet zagranicznych podróży służbowych

Zaliczki dla pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe zazwyczaj są wypłacane w walucie kraju docelowego. Za zgodą pracownika, zaliczka może być również wypłacona w polskich złotych.

Rozliczenie odbywa się w złotych, a wydatki poniesione w walutach obcych są przeliczane według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Ewentualny zwrot zaliczki powinien zostać przeliczony na złote nie później niż 14 dni po powrocie pracownika, według kursu obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej – wzór do pobrania

Jak prawidłowo wypełnić rozliczenie podróży zagranicznej? Pobierz gotowy druk i sprawdź, jak uzupełnić poszczególne rubryki.

Najpierw należy wpisać imię i nazwisko delegowanego, jego stanowisko, cel podróży, docelowe państwo/państwa podróży i środek/środki transportu. Następnie podaje się wysokość wypłaconej zaliczki w walucie obcej lub jeśli takowe wybraliśmy w polskich złotych.

W kolejnej części konieczne jest ustalenie kosztów podróży. W tym miejscu należy podać takie informacje jak:

• czas podróży,
• dieta za czas podróży,
• koszty przejazdu – określonym środkiem transportu lub samochodem, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy,
• ryczałt za dojazdy – z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego lub środkami komunikacji miejscowej,
• koszty noclegu,
• inne wydatki.

Następnie należy rozliczyć zaliczkę pobranej w walucie obcej lub w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej załącza się rachunki i inne dowody potwierdzające poniesienie kosztów wskazanych w rozliczeniu.

W następnej części pracodawca zatwierdza podpisem, że rachunek sprawdzono pod względem merytorycznym oraz stwierdzono wykonanie polecenia służbowego, a także pod względem formalnym i rachunkowym.

W ostatniej części podaje się kwotę niewykorzystanej zaliczki. W przypadku przekroczenia kwoty zaliczki należy się ubiegać o zwrot kosztów.