"

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej [Wzór do pobrania]

Delegacje zagraniczne zdarzają się często, zwłaszcza w firmach o międzynarodowym zasięgu. Rozliczenie delegacji zagranicznej może dla niektórych być problematyczne. Warto dowiedzieć się, jak rozliczyć podróż służbową za granicą. Mamy niezbędne wskazówki, które mogą Ci się przydać.

Czym jest podróż służbowa?

Podróż służbowa to wyjazd, który pracownik realizuje na zlecenie pracodawcy poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba firmy lub jego stałe miejsce pracy.

Co ważne: Regularne wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez przedsiębiorcę lub jego pracownika, wynikające z organizacji pracy, nie jest uznawane za podróż służbową. W związku z tym, podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy, pracownicy nie mają takich samych przywilejów, jak w przypadku wyjazdów służbowych.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują określone świadczenia na pokrycie kosztów związanych z delegacją. to np.:

  • dieta,
  • ryczałt za nocleg,
  • dojazd,
  • Inne wydatki np. bilety na targi, parking,

Dieta – rozliczenie podróży zagranicznej

Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. określa wysokość diet zagranicznych. Stawki różnią się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa.

Za każdą pełną dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje pełna dieta.

W przypadku niepełnej doby:

  • do 8 godzin – należy się 1/3 diety zagranicznej,
  • od 8 do 12 godzin – należy się 1/2 diety zagranicznej,
  • powyżej 12 godzin – należy się pełna dieta.

Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie lub wyżywienie jest opłacone w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25% diety.

W przypadku zapewnienia częściowego wyżywienia:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

Nocleg – rozliczenie podróży zagranicznej

Zwrot kosztów noclegu odbywa się na podstawie faktur i rachunków przedstawionych przez pracownika w granicach limitu określonych dla każdego państwa. W przypadku braku rachunków hotelowych, pracownikowi przysługuje jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Wysokość tego limitu zależy od kraju, do którego pracownik został delegowany.

rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Dojazdy – rozliczenie podróży zagranicznej

Koszty dojazdów w zagranicznej podróży służbowej rozlicza się tak samo jak w przypadku podróży krajowych. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca (lotniska, portu) i do dworca w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub tam, gdzie korzystał z noclegu.

Ponadto, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się lokalnymi środkami komunikacji. Jest to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (nie dotyczy to pracowników podróżujących samochodem).

Koszty leczenia – rozliczenie podróży zagranicznej

Jeśli pracownik zachoruje podczas zagranicznej podróży służbowej, można mu zwrócić koszty leczenia za granicą. Jest to możliwe pod warunkiem, że są one udokumentowane i ich poniesienie było wówczas niezbędne.

Pracownik nie może ubiegać się o zwrot kosztów za leki, które nie były konieczne, ani za zabiegi chirurgii plastycznej i kosmetyczne, protezy ortopedyczne, dentystyczne czy zakup okularów.

Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym ośrodku leczniczym w czasie zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Zaliczki na poczet zagranicznych podróży służbowych

Zaliczki dla pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe zazwyczaj są wypłacane w walucie kraju docelowego. Za zgodą pracownika, zaliczka może być również wypłacona w polskich złotych.

Rozliczenie odbywa się w złotych, a wydatki poniesione w walutach obcych są przeliczane według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Ewentualny zwrot zaliczki powinien zostać przeliczony na złote nie później niż 14 dni po powrocie pracownika, według kursu obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej – wzór do pobrania

Jak prawidłowo wypełnić rozliczenie podróży zagranicznej? Pobierz gotowy druk i sprawdź, jak uzupełnić poszczególne rubryki.

 

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

 

Najpierw należy wpisać imię i nazwisko delegowanego, jego stanowisko, cel podróży, docelowe państwo/państwa podróży i środek/środki transportu. Następnie podaje się wysokość wypłaconej zaliczki w walucie obcej lub jeśli takowe wybraliśmy w polskich złotych.

W kolejnej części konieczne jest ustalenie kosztów podróży. W tym miejscu należy podać takie informacje jak:

  • czas podróży,
  • dieta za czas podróży,
  • koszty przejazdu – określonym środkiem transportu lub samochodem, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy,
  • ryczałt za dojazdy – z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego lub środkami komunikacji miejscowej,
  • koszty noclegu,
  • inne wydatki.

Następnie należy rozliczyć zaliczkę pobranej w walucie obcej lub w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej załącza się rachunki i inne dowody potwierdzające poniesienie kosztów wskazanych w rozliczeniu.

W następnej części pracodawca zatwierdza podpisem, że rachunek sprawdzono pod względem merytorycznym oraz stwierdzono wykonanie polecenia służbowego, a także pod względem formalnym i rachunkowym.

W ostatniej części podaje się kwotę niewykorzystanej zaliczki. W przypadku przekroczenia kwoty zaliczki należy się ubiegać o zwrot kosztów.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować

post-thumbnail

Zmiana rodzaju umowy o pracę [Pobierz wniosek]

02 October 2024

Zmiana rodzaju umowy o pracę to bardzo istotne wydarzenie dla każdego pracownika, który „przechodzi” na umowę na czas nieokreślony. Jest to o tyle proste, kiedy obie...

post-thumbnail

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej [Wzór do pobrania]

23 September 2024

Delegacje zagraniczne zdarzają się często, zwłaszcza w firmach o międzynarodowym zasięgu. Rozliczenie delegacji zagranicznej może dla niektórych być problematyczne. Warto dowiedzieć się, jak rozliczyć podróż służbową...

post-thumbnail

Umowa spedycji – treść i przedmiot umowy [Wzór umowy]

19 September 2024

Umowa spedycji to umowa o świadczenie usług, która została uregulowana w art. 794-804 Kodeksu Cywilnego. Dotyczą jej także regulacje zawarte w umowach zlecenia oraz przewozu, jeśli...

0

Aktywnych oddziałów

0

Zadowolonych klientów

0

+

Obsłużonych branż

0

Dokumentów zaksięgowanych w 2023 r.

Dlaczego my?

PG Partner Gospodarczy to profesjonalne biuro rachunkowe z oddziałami w 10 największych miastach w Polsce.

  • Doświadczony i silny zespół

    Zatrudniamy profesjonalistów, którzy nie tylko zaksięgują Twoje dokumenty, ale też podzielą się wiedzą, doradzą w kwestiach biznesowych oraz podatkowych.

Otrzymaliśmy łącznie
1 2 5
opinii ze średnią
4 , 9 8

Opinie

Sylwia Kecher
Sylwia Kecher
12:31 28 Aug 24
Jestem bardzo mile zaskoczona współpraca z p. Kingą Kurzawą 😊To sama przyjemność !!!Profesjonalizm, łatwość kontaktu, obsługa na najwyższym poziomie to cechy, które mogą opisać naszą współpracę. Serdecznie polecam wszystkim tym, którzy chcą skupić się na swojej profesji i rozwijaniu firmy a formalności oddać w ręce profesjonalistów.Pozdrawiam Sylwia KecherRoluxa MDR Sp. z o.o.
Bogusław Korycki
Bogusław Korycki
15:17 28 Jun 24
Jestem bardzo zadowolony zw współpracy z biurem rachunkowym Partner Gospodarczy, a szczególnie ze współpracy z Panią Justyną W. :)
Karolina Wożniak
Karolina Wożniak
17:12 30 Apr 24
Polecam 😊
Ростислав Ясинский
Ростислав Ясинский
13:47 26 Apr 24
Świetna obsługa. Bardzo wykwalifikowani i doświadczeni księgowi. Wszystkie problemy są rozwiązywane szybko i pomyślnie. Zawsze miło jest komunikować się z pracownikami.
paul
paul
06:12 25 Apr 24
Świetna obsługa! Edyta bardzo pomocna!
Nina Zhyshkevich
Nina Zhyshkevich
17:59 24 Apr 24
Gorąco polecam usługi księgowe firmy PG Partner Gospodarczy.Współpracuję z Panią Svetlaną oraz Panią Ewą od około dwóch lat i jestem zachwycona poziomem obsługi, jaki otrzymuję. Od samego początku kontakt był bardzo przyjemny i profesjonalny.Pani Svetlana i Pani Ewa zawsze dotrzymują terminów i rzetelnie wykonują swoje obowiązki. Mogę liczyć na ich pomoc w każdej sprawie i zawsze otrzymuję wyczerpujące odpowiedzi na wszystkie nurtujące mnie pytania.Cenię sobie również ich kompetencję i wiedzę merytoryczną. Czuję się bezpiecznie, wiedząc, że moje finanse są w dobrych rękach.Oprócz profesjonalizmu, Pani są również bardzo miłe i uprzejme. Współpraca z nimi to czysta przyjemność!Doceniam ich cierpliwość i zrozumienie w tłumaczeniu skomplikowanych kwestii księgowych. Zawsze potrafią wyjaśnić wszystko w prosty i zrozumiały sposób, co jest dla mnie niezwykle ważne.Jeśli szukasz rzetelnej i kompetentnej firmy księgowej, z czystym sumieniem mogę polecić PG Partner Gospodarczy. Jestem przekonana, że nie zawiodą się Państwo!Dodatkowe zalety:Szybka komunikacjaKonkurencyjne cenyMożliwość korzystania z usług online
Kuba
Kuba
10:04 23 Apr 24
wspolpracuje z PG od 5 lat, bardzo pomocni i profesjonalni.Zawsze ktos odbierze telefon i pomoze/doradzi.polecam
Jakub Cichocki
Jakub Cichocki
17:43 07 Mar 23
Mając okazje pracować z wieloma biurami rachunkowymi, to mogę polecić z czystym sumieniem, zespół niezwykle rzetelnych, skrupulatnych i pracowitych księgowych i kadrowych.
Iza Dróżdż
Iza Dróżdż
17:44 03 Aug 21
Współpracuję z biurem dopiero od kilku miesięcy, ale dzięki Pani Ani i Milenie znajduję odpowiedzi na wszystkie moje wątpliwości i śpię spokojnie. Takiego biura jak PG Partner szukałam kilka lat i nie spodziewałam się, ze znajdę kogoś dla kogo nadal liczy się jakość. Zdecydowanie polecam!!!
Przemek
Przemek
21:06 15 Apr 21
Łukasz Sturma
Łukasz Sturma
16:33 15 Apr 21
Konrad Nowak
Konrad Nowak
19:42 14 Apr 21
Rzetelność, sumienność, solidność, profesjonalizm, bardzo dobry kontakt oraz właściwe podejście do klienta sprawiają, że z pełnym przekonaniem mogę rekomendować współpracę z Biurem Rachunkowym PG Partner Gospodarczy sp. z o.o. Gorąco polecam.
Andrii Zaborovskyi
Andrii Zaborovskyi
18:07 14 Apr 21
Dzień dobry. Od 2020 roku nasza firma współpracuje z PG PARTNER GOSPODARCZY Sp. z o. o. W tej firmie pracują doświadczeni pracownicy znający swoją pracę. Zawsze pomogą w rozwiązywaniu trudnych problemów. Polecam firmę jako solidnego partnera.
Marek Paweł
Marek Paweł
14:10 14 Apr 21
PG Partner Gospodarczy obsługuje naszą firmę od roku. Obsługa na wysokim poziomie, na czas, pełen profesjonalizm. Sympatycznie, wesoło i po prostu normalnie :) W porównaniu z innymi biurami księgowymi, które znam PG jest z pewnością w czołówce. Polecam
Jacek B. Roszak
Jacek B. Roszak
09:10 08 May 20
Bardzo dziękuję przede wszystkim za rzeczowe i proste wytłumaczenie zawiłości przepisów dotyczących przedsiębiorcy w tym kraju. Współpraca z PG przyniosła naszej firmie wiele korzyści. Serdecznie pozdrawiam zwłaszcza panią A.Polecam każdemu ofertę księgową PG, nie tylko z uwagi na kompetencje i wiedzę, ale i miłą atmosferę oraz fakt, że "będzie dobrze" oznacza w praktyce że naprawde tak będzie ;)
Zobacz wszystkie opinie
js_loader
Sprawdź opinie wybranego biura rachunkowego

Dedykowany system CRM dostarcza Cogitech